La Factura Electrónica en Colombia

 

Merlín Software, comprometida con el desarrollo e implementación de la Factura Electrónica en Colombia, de acuerdo a las nuevas disposiciones legales, amparadas bajo el Decreto 2242 de 2015 emitido por la Dian, que disponen la integración de nuestro software con la factura electrónica y estando a la vanguardia de la tecnología, hemos realizado alianza con The Factory HKA una de las empresas aprobadas por la Dian, con amplia experiencia en la generación de factura electrónica.

Con Merlín una vez integrado, de manera directa y sin complicaciones, podrá generar la factura electrónica la cual será enviada a su cliente y monitoreado el acuse de recibo a través de la plataforma de nuestro proveedor tecnológico.

 

¿Qué es la Factura Electrónica?

Es el documento de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes en formato electrónico, en lugar de papel, que permite la aplicación de control fiscal durante el proceso y tiene validez legal para el ante la DIAN.

¿Cómo funciona?

Sustituyendo a la facturación en papel.  A través de un archivo XML se envía toda la información de la factura y firmada digitalmente por la empresa emisora, asegurando el contenido e integridad de la misma. Los clientes la recibirán vía correo electrónico en formato XML, así como su representación gráfica en formato PDF. Es importante tener en cuenta que si se es emisor de factura electrónica, también se es receptor.

Elaboración de una Factura Electrónica con Merlin Software

Marco Legal en Colombia

Los Decretos y Resoluciones que regulan la Factura Electrónica son los siguientes:

  • Decreto 2242 del 24 de Noviembre 2015
    • ​​Resolución 019 del 24 de Febrero de 2016
    • Resolución 055 del 14 de Julio de 2016
  • Decreto 1349 del 22 de Agosto de 2016

Con la publicación del Decreto 2242 de 2015 la DIAN impulsa el uso de la Factura Electrónica en todo el territorio colombiano, de forma obligatoria y progresiva.

 

Beneficios de la Factura Electrónica 

Reducción de Costos

1) Disminución de los costos de operación / optimización de los recursos.

 
Acuse de Recibo

2) Recepción automática del acuse de recibo de la Factura Electrónica por parte del cliente.

 
Evitación de Errores Humanos

3) Eliminación de errores humanos.

 
Seguridad en la Información

4) Mayor Seguridad en el resguardo de la información.

 
Disminución del Espacio Físico

5) Disminución del uso de espacio físico para su almacenamiento.

 
Contacto con los Clientes

6) Permite estar en contacto con los clientes de manera rápida, segura y funcional.

 
Rapidez en la Entrega de Documentos

7) Velocidad y agilidad en la entrega de documentos.

 
Conservación del Ambiente

8) Contribuye con la conservación del medio ambiente.

 
 

Pasos para Implementar la Factura Electrónica

PASO 1Solicitud del Certificado de Facturador Electrónico
PASO 2Inscripción ante la DIAN
PASO 3 Actualización del RUT como Facturador Electrónico
PASO 4Adquirir la documentación requerida con THKA Factory MERLIN
PASO 5Realizar la integración tecnológica con MERLIN y el proveedor de facturación THKA Factory
 

Pasos para Actualizar el Rut como Facturador Electrónico

Conforme a lo dispuesto en el Decreto 2242 de 2015 por el cual se reglamentan las condiciones de expedición de la facturación electrónica en Colombia, junto con la Resolución numero 000076 del 1 de Diciembre del 2016  por la cual se seleccionaran a los Grandes Contribuyentes. Como preparación a la actualización del RUT con  la responsabilidad 37 correspondiente a las organizaciones Obligadas a Facturar Electrónicamente que realizara la DIAN a partir del 15 de Agosto del 2018, recomendamos realizar los siguientes pasos en el portal de la entidad en días previos a la fecha:

  • Registrarse como facturador electrónico.

  • Debe solicitar la resolución de habilitación.

  • Debe seleccionar a su proveedor tecnológico (The Factory HKA Colombia SAS).

  • Actualización del RUT por parte de la DIAN (a partir del 15 de Agosto).

Una vez se encuentre actualizado el RUT con la responsabilidad 37 se debe continuar con los siguientes pasos:

  • Solicitud de la resolución de numeración para Facturación Electrónica.

  • Asociación de prefijos al proveedor tecnológico.

Es importante aclarar que este proceso depende netamente de la DIAN.

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